PAINAN, FOKUSSUMBAR.COM – Guna menjaga arsip pemilu tetap terpelihara dengan baik Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kabupaten Pesisir Selatan, menggelar acara pembinaan pengelolaan ketatausahaan dan kearsipan, Senin (22/7/2025) di kantor Bawaslu.
Ketua Bawaslu diwakili oleh Kordinator Divisi Sumberdaya Manusia, Organisasi dan Diklat Bawaslu Kabupaten Pesisir Selatan, Syafrizal mengemukakan, pemeliharaan arsip bagi lembaga pengawas Pemilu, sangat penting karena menyangkut pertanggungjawaban hukum dan menjadi bahan dalam meghadapi perkara pemilu atau pemilihan.
“Dalam perkara hasil Pemilu di MK arsip atau dokumen menjadi kunci penting sebagai bahan penyampaian keterangan dan alat bukti yang sah, apakah itu berupa hasil pengawasan, rekapitulasi suara, dan lain sebagainya,” ujar Syafrizal.
Dengan demikian lanjutnya, arsip harus dikelola dengan baik, agar tidak hilang atau hancur. “Jika arsip pemilu/pemilihan hilang bisa berdampak hukum,” sebutnya.
Sementara itu, Kepala Sekretariat Bawaslu Kabupaten Pesisir Selatan, Rinaldi menyatakan, kegiatan pembinaan pengelolaan kearsipan, diikuti oleh semua staf Bawaslu dalam rangka menambah pemahamanan staf tentang pengelolaan arsip
“Semua staf harus memiliki pengetahuan dan ketrampilan tentang pengelolaan arsip,” ujarnya.
Untuk itu, kegiatan pembinaan pengelolaan arsip tidak hanya sebatas teori tapi dilanjutkan dengan praktik mengelolaan arsip.
Dikatakan, status kantor yang masih sewa menjadi kendala dalam pemeliharaan arsip karena sering pindah kantor dapat mengakibatkan arsip hilang atau tercecer.
“Kami khawatir bila dokumen yang diperlukan rusak akibat sering berpindah-pindah,” kata Rinaldi.
Dalam pemaparannya Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Arsip, menjelaskan dalam pengelolaan arsip, staf harus benar paham tentang jadwal retensi arsip dan mekanisme penghapusan arsip.
Menurutnya untuk pengelolaan arsip inaktif staf harus membuat daftar berkas dan daftar isi berkas, agar mudah mengelolanya.
“Guna memudahkan pelacakan arsip pengelola harus memiliki daftar berkas dan daftar isi bsrkas,” jelasnya. (**)
