Oleh : Mr. Dedi Vitra Johor*)
Pernahkah anda melihat pengusaha yang memulai usahanya dengan semangat membara?, bangun pagi lebih cepat, tidur larut malam, kerja tanpa henti, kecapean lelah dan terkapar, tetapi beberapa tahun kemudian bisnisnya tetap jalan di tempat, bahkan tutup? Itu tidak salah, Cuma tidak pintar. Bisnis itu perlu bekerja pintar.
Fenomena ini sering sekali saya temukan saat melatih pengusaha dan manajemen perusahaan. Banyak yang mengira bahwa semangat saja sudah cukup untuk membangun bisnis besar. Padahal, semangat itu bensin. Kalau tidak ada mesin yang benar, bensin habis begitu saja tanpa menggerakkan apa pun.
Bisnis yang bertahan dan tumbuh bukan hanya soal kerja keras. Ia butuh sistem. Butuh kedua-dua saling mendukung dan melengkapi. Sistem yang bisa menjaga konsistensi, memastikan efisiensi, dan membuat bisnis tetap jalan meskipun pemiliknya sedang libur. Saya sering berkomentar “Bos jalan-jalan bisnis tetap jalan”
Pertanyaannya: apakah bisnis anda sudah punya sistem, atau masih hanya bergantung pada semangat anda?
Semangat sangat penting. Ia adalah bahan bakar awal ketika anda memulai usaha. Tanpa semangat, mustahil ada keberanian untuk mengambil risiko, berjualan, atau menghadapi jatuh bangun. Tetapi semangat punya satu kelemahan besar: ia tidak stabil. Anda butuh recharge setiap hari. Sama seperti anda me recharge gawai anda. Apakah anda me-recharge gawai sekali saja, tentu tidak, Bukan ??
Coba anda ingat, berapa kali anda merasa “on fire” di awal tahun membuat resolusi, tetapi bulan keempat semangat itu meredup? Begitu juga dengan bisnis. Kalau pondasinya hanya sebatas semangat sesaat tanpa ada konsisten dispilin yang tinggi, bisnis akan mudah goyah.
Contoh nyata: banyak usaha kuliner di kota besar dibuka dengan gegap gempita. Antrean panjang di awal, semangat owner luar biasa, tapi dalam 1–2 tahun tutup. Kenapa? Karena operasional hanya bergantung pada kehadiran pemilik. Begitu pemilik lelah atau hilang fokus, bisnis pun runtuh.
Riset dari Harvard Business Review menyebutkan: 80% bisnis kecil gagal dalam 5 tahun pertama, salah satunya karena tidak punya sistem yang bisa diandalkan. Mereka kehabisan energi, kehabisan arah, dan akhirnya menyerah.
Mari saya sederhanakan. Sistem adalah cara kerja yang bisa diulang, dipahami, dan dijalankan orang lain dengan hasil yang konsisten.
Tanpa sistem, bisnis hanya akan tergantung pada pemilik. Pemilik harus selalu ada untuk memastikan semua berjalan. Kalau pemilik sakit, pergi umroh, atau sekadar cuti seminggu, bisnis langsung berantakan.
Beberapa contoh bentuk sistem dalam bisnis:
- SOP (Standard Operating Procedure) → misalnya SOP pelayanan pelanggan.
- Sistem Keuangan → pencatatan yang rapi, laporan jelas, bukan sekadar catatan di buku tulis atau anda bisa mengunakan software akuntansi seperti Zahir accounting : www.Zahirsoft.com
- Sistem Penjualan → pipeline sales, CRM, follow up otomatis.
- Sistem Produksi → alur kerja yang jelas dari bahan baku hingga produk jadi.
Lihatlah McDonald’s. Apakah burger mereka burger terenak di dunia? Tidak. Tapi mengapa bisa jadi raksasa global? Karena mereka punya sistem. Dimanapun anda beli McD, rasanya sama. Sistem inilah yang membuat bisnis bisa diduplikasi dan berkembang tanpa bergantung pada satu orang.
Banyak pengusaha merasa sistem itu “ribet”. Padahal justru sistem yang akan menyelamatkan anda dari keribetan jangka panjang. Inilah manfaat utama membangun sistem:
- Konsistensi
Pelanggan tidak peduli siapa yang melayani mereka. Yang mereka butuhkan adalah pengalaman yang sama setiap kali datang. Sistem menjamin itu. - Efisiensi
Tanpa sistem, anda akan mengulang kesalahan yang sama. Dengan sistem, semua jadi lebih hemat waktu, biaya, dan energi. - Skalabilitas
Kalau bisnis anda hanya bergantung pada anda, bagaimana bisa membuka cabang baru? Sistem memungkinkan anda menggandakan bisnis tanpa menggandakan stres. - Kontrol
Sistem memungkinkan pemilik memantau dari jauh. Dengan laporan rutin, dashboard, dan standar kerja, anda bisa tahu apa yang terjadi meskipun tidak selalu hadir. - Keberlanjutan
Suatu saat, anda pasti ingin liburan, pensiun, atau bahkan menjual bisnis. Hanya bisnis yang punya sistem yang bisa bertahan tanpa pemiliknya.
Kalau sistem begitu penting, mengapa masih banyak pengusaha yang tidak mau membangunnya? Inilah beberapa alasan:
- Ego Pemilik
“Hanya saya yang bisa mengurus ini.” Itu kalimat klasik yang akhirnya membuat owner jadi superhero capek sendiri. - Takut Repot di Awal
Membuat SOP, mendokumentasikan alur kerja, terasa rumit. Padahal lebih rumit kalau bisnis terus-menerus kacau. - Mindset Salah
Banyak pengusaha berkata, “yang penting jalan dulu, nanti sistem belakangan.” Hasilnya? Bisnis sudah keburu ambruk sebelum sempat disistemkan. - Kurang Pengetahuan
Tidak tahu harus mulai dari mana. Padahal sistem bisa dimulai dari hal kecil: catat, dokumentasikan, latih tim.
Saya pernah mengalami sendiri: awal membangun usaha, semua hal saya tangani. Dari urusan penjualan, administrasi, hingga keuangan. Semangat saya tinggi, tapi lama-lama saya merasa capek. Setiap kali saya berhenti sebentar, bisnis ikut berhenti.
Titik baliknya adalah saat saya mulai membangun sistem sederhana. Keuangan saya digitalisasi. Administrasi saya buatkan SOP. Penjualan saya gunakan CRM. Hasilnya? Saya bisa lebih fokus pada pengembangan bisnis, bukan hanya pemadaman kebakaran setiap hari.
Pelajaran yang saya dapat: sistem bukan pilihan, tapi kebutuhan.
Mari kita luruskan: bukan berarti semangat tidak penting. Tanpa semangat, sistem hanya jadi dokumen di rak. Tapi semangat saja juga tidak cukup.
Kombinasi keduanya lah yang menciptakan bisnis juara.
- Semangat → energi untuk memulai.
- Sistem → struktur untuk menjaga keberlanjutan.
Bayangkan layangan: semangat itu angin, sistem itu rangka dan benang. Tanpa angin, layangan tidak terbang. Tanpa rangka dan benang, layangan akan jatuh.
Bisnis yang hanya mengandalkan semangat akan cepat lelah. Bisnis yang hanya mengandalkan sistem tanpa semangat akan kaku dan mati. Yang dibutuhkan adalah semangat yang tinggi + sistem yang kuat.
Jangan tunggu sampai kehabisan energi baru sadar pentingnya sistem. Mulailah sekarang, selangkah demi selangkah.
“People fail because of lack of will, but businesses fail because of lack of system.”
Pertanyaan terakhir untuk anda:
Apakah bisnis anda sudah punya sistem yang bisa berjalan tanpa anda, atau masih bergantung sepenuhnya pada semangat anda hari ini?
Dahzyat DVJ
Pengusaha | Motivator*)
