PAINAN, FOKUSSUMBAR.COM – Memasuki tahun 2026, Bawaslu Kabupaten Pesisir Selatan mulai melaksanakan pemilihan arsip dalam rangka persiapan penyusutan serta pemusnahan arsip pengawasan Pemilu.
Menurut Kepala Sekretariat Bawaslu Pesisir Selatan, Rinaldi, pemilahan arsip kali ini merupakan follow up edaran Bawaslu Provinsi Sumatera Barat tertanggal 2 Januari 2026.
Dikatakan Rinaldi, penataan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan dan instruksi Bawaslu tentang penyusutan dan pemusnahan arsip.
“Nanti ada arsip yang dapat dimusnahkan karena habis masa retensi dan juga ada arsip yang tetap dipelihara meskipun masa retensi sudah berakhir,” kata Rinaldi saat ditemui di kantor setempat, Rabu (7/1/2026).
Lebih lanjut, Rinaldi, menjelaskan, Bawaslu Pesisir Selatan dalam penataan dan pemilihan arsip ini melibatkan seluruh staf guna menelusuri serta menyusun arsip berdasarkan jenis dan tahun terbitnya.
Di tempat yang sama, Kasubag Administrasi, Novalina Elsa Putri, menjelaskan setelah dilakukan pemilahan, selanjutnya tim menyusun daftar arsip berdasarkan klasifikasi dan tahun terbit.
Daftar yang arsip tersebut kemudian dilaporkan ke Bawaslu RI untuk mendapatkan persetujuan penyusutan atau pemusnahan.
Ditambahakan, Bawaslu Pesisir Selatan dalam menyusun dan melaporkan ke Bawaslu RI merujuk pada Peraturan Bawaslu Nomor 14 Tahun 2020 di mana ada pengaturan jadwal retensi arsip.
“Dokumen yang kami usulkan dimusnahkan rata-rata telah inaktif selama empat tahun lebih. Artinya, fokus kami pada arsip tahun 2017-2018,” kata Novalina.
Setelah dokumen mendapat persetujuan Bawaslu RI, dibentuk Panitia Pemilih Arsip (PPA), verifikasi fisik secara detail, menyusun Daftar Arsip Usul Musnah (DAUM), dan muaranya pada pemusnahan. Pemusnahan nanti dilakukan bisa dengan cara pembakaran atau pencacahan.
Sebagai informasi tambahan, dokumen yang dimusnahkan nantinya antara lain laporan hasil pengawasan, sosialisasi pengawasan partisipatif, rekomendasi atau saran perbaikan, formulir penanganan pelanggaran, pendaftaran pengawas ad hoc, tanda terima surat, hingga berita acara persidangan selama Pemilu 2019 dan Pemilihan 2020. (ndi)
