PADANG, FOKUSSUMBAR.COM – Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIPOL) Universitas Ekasakti melalui Program Studi Ilmu Administrasi Negara menyelenggarakan Kuliah Umum dengan tema “Kearsipan di Era Digital”, Kamis, 5 November 2026, bertempat di Ruang Sidang Rektor Universitas Ekasakti. Kegiatan ini menghadirkan Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat, Jumaidi, S.Pd., M.Pd., sebagai narasumber utama.
Kuliah umum tersebut diikuti oleh dosen dan mahasiswa di lingkungan FISIPOL Universitas Ekasakti, yang meliputi Program Studi Ilmu Administrasi Negara, Ilmu Komunikasi, dan Ilmu Pemerintahan. Kegiatan ini menjadi ruang akademik untuk memperluas wawasan, memperkaya pengetahuan, sekaligus membangun kesadaran tentang pentingnya pengelolaan arsip sebagai bagian fundamental dari penyelenggaraan organisasi dan tata kelola pemerintahan modern.
Ketua Panitia Pelaksana, Onzukrisno, S.H., M.Si., dalam laporannya menyampaikan bahwa kuliah umum ini merupakan bagian dari upaya penguatan kompetensi akademik mahasiswa, khususnya dalam memahami perkembangan administrasi dan tata kelola pemerintahan di tengah transformasi digital. Menurutnya, kearsipan bukan sekadar persoalan menyimpan dokumen atau mengumpulkan berkas administratif, melainkan menyangkut bagaimana informasi dikelola, dipelihara, diamankan, dan dimanfaatkan sebagai sumber pengetahuan serta dasar pengambilan keputusan.
Ia juga menyampaikan apresiasi dan terima kasih kepada pimpinan Universitas Ekasakti, Dekan FISIPOL, narasumber, para dosen, serta seluruh mahasiswa yang telah mendukung terselenggaranya kegiatan tersebut. Kehadiran narasumber dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat diharapkan dapat memberikan perspektif praktis mengenai tantangan dan peluang pengelolaan arsip dalam menghadapi perkembangan teknologi informasi.
Sementara itu, Dekan FISIPOL Universitas Ekasakti, Dr. Sumartono, dalam sambutannya menegaskan bahwa kearsipan memiliki posisi strategis dalam membangun kualitas administrasi, profesionalisme birokrasi, dan akuntabilitas kelembagaan.
Menurutnya, arsip bukan sekadar tumpukan dokumen yang tersimpan dalam lemari atau ruangan tertentu. Arsip merupakan rekaman perjalanan organisasi, bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, memori kelembagaan, sekaligus instrumen penting dalam menjaga kesinambungan penyelenggaraan pemerintahan.
“Arsip adalah wibawa. Dari arsip kita dapat membaca sejarah, menelusuri keputusan, membuktikan tanggung jawab, dan menjaga kepercayaan publik. Organisasi yang memiliki tata kelola arsip yang baik sesungguhnya sedang membangun fondasi integritas dan profesionalisme,” ungkapnya.
Lebih lanjut, Dekan FISIPOL menekankan bahwa transformasi digital telah mengubah cara organisasi menciptakan, menerima, menyimpan, mengakses, dan mendistribusikan informasi. Karena itu, mahasiswa sebagai calon administrator publik, praktisi komunikasi, dan calon pemimpin pemerintahan harus memiliki pemahaman yang memadai tentang literasi digital dan tata kelola informasi.
Ia mengingatkan bahwa digitalisasi arsip tidak cukup hanya dengan memindahkan dokumen kertas ke dalam bentuk PDF atau menyimpannya di komputer. Digitalisasi harus disertai sistem pengelolaan yang terstruktur, keamanan informasi, autentisitas dokumen, kemudahan temu kembali, serta perlindungan terhadap informasi yang bersifat rahasia.
“Mahasiswa FISIPOL harus mampu memahami bahwa masa depan administrasi publik tidak hanya ditentukan oleh kecanggihan teknologi, tetapi juga oleh kualitas manusia yang mengelolanya. Teknologi dapat mempercepat pekerjaan, tetapi integritas, ketelitian, tanggung jawab, dan profesionalisme tetap menjadi fondasi utama,” tambahnya.
Pada kesempatan tersebut, Dekan FISIPOL juga menyampaikan bahwa kegiatan kuliah umum merupakan bagian dari implementasi pembelajaran yang menghubungkan teori akademik dengan realitas praktik di lapangan. Melalui interaksi langsung dengan praktisi dan pemangku kebijakan, mahasiswa diharapkan memperoleh pengalaman intelektual yang lebih luas dan kontekstual.
Rektor Universitas Ekasakti, dalam sambutannya sekaligus membuka secara resmi kegiatan kuliah umum, menyampaikan apresiasi kepada FISIPOL yang telah menginisiasi kegiatan akademik dengan menghadirkan praktisi pemerintahan sebagai narasumber.
Rektor menegaskan bahwa perguruan tinggi memiliki tanggung jawab untuk mempersiapkan sumber daya manusia yang mampu beradaptasi dengan perubahan zaman. Transformasi digital bukan lagi pilihan, melainkan sebuah kebutuhan yang harus direspons melalui peningkatan kompetensi, inovasi, dan penguatan budaya akademik.
Menurutnya, pengelolaan arsip yang profesional merupakan bagian penting dalam mewujudkan tata kelola organisasi yang efektif, efisien, transparan, dan akuntabel. Oleh sebab itu, mahasiswa perlu memahami bahwa arsip mempunyai nilai strategis, baik dari perspektif administrasi, hukum, sejarah, maupun pelayanan publik.
Rektor berharap kegiatan ini tidak berhenti sebagai forum penyampaian materi, tetapi mampu memberikan inspirasi dan pengetahuan aplikatif yang dapat dikembangkan dalam proses pembelajaran maupun praktik administrasi di lingkungan kerja nantinya.
Kearsipan Digital: Dari Administrasi Konvensional Menuju Tata Kelola Informasi Modern
Dalam pemaparannya, Jumaidi, S.Pd., M.Pd., selaku Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat, menjelaskan secara komprehensif mengenai perkembangan dunia kearsipan dalam menghadapi era digital. Ia menekankan bahwa arsip merupakan aset penting yang mempunyai nilai guna administratif, hukum, historis, dan informatif bagi individu, organisasi, maupun pemerintahan.
Menurutnya, perkembangan teknologi informasi telah membawa perubahan besar terhadap praktik kearsipan. Jika sebelumnya pengelolaan arsip lebih banyak mengandalkan dokumen fisik, saat ini organisasi dituntut untuk mampu mengelola arsip elektronik melalui sistem yang terintegrasi, aman, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Ia menjelaskan bahwa pengelolaan arsip digital membutuhkan pemahaman terhadap siklus hidup arsip, mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan, penyusutan, hingga pelestarian arsip yang memiliki nilai permanen. Seluruh tahapan tersebut harus dilaksanakan berdasarkan prinsip dan standar kearsipan yang berlaku.
Jumaidi juga menyoroti pentingnya pemanfaatan teknologi digital untuk meningkatkan efektivitas pelayanan administrasi pemerintahan. Dengan sistem kearsipan elektronik yang baik, proses pencarian dokumen dapat dilakukan lebih cepat, distribusi informasi menjadi lebih efisien, dan risiko kehilangan dokumen dapat diminimalkan.
Namun demikian, ia mengingatkan bahwa digitalisasi juga menghadirkan tantangan baru. Ancaman keamanan siber, kerusakan media penyimpanan, kehilangan data, perubahan format teknologi, serta akses tidak sah terhadap dokumen merupakan persoalan yang harus diantisipasi secara serius.
Karena itu, pengelolaan arsip digital harus memperhatikan aspek keamanan, autentisitas, keutuhan, keterpercayaan, dan ketersediaan arsip. Arsip elektronik tidak boleh sekadar disimpan, tetapi harus dipastikan tetap dapat dibaca, diakses, dan dibuktikan keasliannya dalam jangka panjang.
Dalam konteks penyelenggaraan pemerintahan, Jumaidi menegaskan bahwa kearsipan memiliki hubungan erat dengan prinsip good governance. Pemerintahan yang baik membutuhkan dokumentasi yang tertib agar setiap kebijakan, program, penggunaan anggaran, dan keputusan pejabat publik dapat ditelusuri serta dipertanggungjawabkan.
Ia juga mendorong mahasiswa untuk mulai membangun kesadaran budaya tertib arsip sejak berada di bangku kuliah. Kebiasaan mendokumentasikan kegiatan, menyimpan data secara sistematis, mengelola dokumen akademik, dan menjaga keamanan informasi merupakan keterampilan dasar yang akan sangat dibutuhkan ketika memasuki dunia kerja.
Diskusi Akademik dan Penguatan Kompetensi Mahasiswa
Kegiatan kuliah umum berlangsung interaktif melalui sesi diskusi dan tanya jawab. Para peserta, khususnya mahasiswa, diberikan kesempatan untuk menyampaikan pertanyaan, pandangan, serta pengalaman terkait praktik pengelolaan arsip di lingkungan organisasi maupun pelayanan pemerintahan.
Diskusi tersebut menjadi momentum penting untuk menghubungkan perspektif teoretis yang diperoleh mahasiswa di ruang perkuliahan dengan dinamika pengelolaan kearsipan dalam praktik birokrasi.
Bagi mahasiswa Ilmu Administrasi Negara, materi kearsipan memiliki relevansi langsung dengan administrasi pemerintahan, manajemen organisasi publik, dan kualitas pelayanan masyarakat. Bagi mahasiswa Ilmu Komunikasi, pengelolaan arsip berkaitan dengan dokumentasi informasi, manajemen komunikasi organisasi, dan pengelolaan pengetahuan. Sementara bagi mahasiswa Ilmu Pemerintahan, kearsipan merupakan bagian penting dalam dokumentasi kebijakan, transparansi pemerintahan, dan akuntabilitas penyelenggaraan negara.
Dengan demikian, kearsipan bukan hanya menjadi kompetensi teknis bagi tenaga arsiparis, tetapi juga merupakan pengetahuan lintas disiplin yang dibutuhkan oleh setiap individu yang akan bekerja dalam organisasi publik maupun swasta.
Membangun Budaya Sadar Arsip di Era Digital
Penyelenggaraan kuliah umum ini menjadi salah satu bentuk komitmen FISIPOL Universitas Ekasakti dalam memperkuat kualitas pembelajaran melalui kolaborasi dengan pemerintah daerah dan praktisi profesional.
Kehadiran Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat diharapkan mampu membuka cakrawala berpikir mahasiswa bahwa perubahan teknologi harus diikuti dengan perubahan budaya kerja, terutama dalam membangun tradisi administrasi yang tertib, sistematis, dan bertanggung jawab.
Pada akhirnya, kemajuan sebuah organisasi tidak hanya diukur dari seberapa canggih teknologi yang digunakan, tetapi juga dari seberapa baik organisasi tersebut mengelola pengetahuan, informasi, dan rekam jejak kelembagaannya.
Arsip adalah ingatan organisasi, bukti pertanggungjawaban, dan sumber pengetahuan bagi masa depan. Ketika arsip dikelola secara profesional, organisasi sedang membangun kepercayaan. Ketika arsip ditata secara digital, organisasi sedang mempersiapkan diri menghadapi perubahan zaman.
Melalui kegiatan ini, FISIPOL Universitas Ekasakti berharap lahir generasi mahasiswa yang tidak hanya cerdas secara akademik, tetapi juga memiliki kesadaran administratif, literasi digital, integritas, dan kemampuan beradaptasi dengan tuntutan tata kelola pemerintahan modern. (rls)